총회 결의의 효력을 다투는 소송에서 정족수가 문제되는 경우 서면결의서 철회에 관한 쟁점은 늘 화두가 된다. 한, 두장의 서면결의서의 효력 유무로 소송의 승패가 갈릴 수 있기 때문이다.

이에 당 법인이 수행하여 승소한 가처분 결정문(조합 집행부에 대한 해임결의의 효력이 문제되었던 사안) 내용을 토대로 서면결의서 철회에 관한 전반적인 내용을 살펴보도록 하겠다.

2. 광주지방법원 2017카합170915결정

가. 서면결의서 철회에 관한 일반론

서면결의의 방법에 의한 결의에 있어서 결의가 유효하게 성립하기 전까지는 결의에 대한 동의를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 결의에 대한 동의의 의사표시와 마찬가지로 조합규약이나 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서면 하여야 하는 것은 아니며, 그 철회의 의사표시를 분명히 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다(대법원 2002. 3. 11.자 2002구12결정, 대법원 2008. 8. 21. 선고 2007다83533,83540판결 등 참조).

나. 철회 의사표시의 효력 발생 시점 등

계약의 해제와 같이 상대방 있는 의사표시는 그 통지가 상대방에게 도달한 때 효력이 생기는 것이고 여기서 도달이라 함은 사회통념상 상대방이 통지의 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓여 있는 경우를 가리키는 것으로서, 상대방이 통지를 현실적으로 수령하거나 통지의 내용을 알 것까지는 필요로 하지 않는 것이므로, 상대방이 정당한 사유 없이 통지의 수령을 거절한 경우에는 상대방이 그 통지의 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓여 있는 때에 의사표시의 효력이 생기는 것으로 보아야 한다(대법원 2008. 6. 12. 선고 2008다19973판결 등 참조).

이러한 법리에 비추어 이 사건에 관하여 보건대, 기록에 의하면 이 사건 조합원 중 120명은 ‘이 사건 임시총회에 개최를 반대하고, 실수 또는 착각으로 서면결의서가 제출된 경우 위 서면결의서를 철회한다’는 내용이 담긴 각 서면철회서를 2017. 6. 14. 내용증명 우편을 통해 채권자의 주소지와 사무실로 발송하였으나, 채권자의 사무실 주소지로 발송된 각 서면철회서는 수취인 부재로 송달되지 못한 사실, 이에 A등은 각 서면철회서를 2017. 6. 15.부터 같은 달 16.경까지 이메일과 카카오톡 메신저 및 사무실 팩스를 이용하여 채권자에게 보내고, 채권자의 사무실을 방문하고자 하였으나 채권자 측에서 수령을 거절한 사실, 이에 A등이 광주 동구청을 통하여 각 서면철회서를 전달하려고 하였으나 채권자 측이 이를 거절한 사실이 소명된다.

위 소명사실에 의하면 A등이 각 서면철회서를 가지고 채권자의 사무실을 방문한 2017. 6. 16.경에는 채권자가 그 통지의 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 있었을 뿐만 아니라 채권자가 정당한 사유 없이 그 수령을 의도적으로 거절한 사정까지 있으므로, 이 사건 임시총회 당시 출석한 조합원 수에 산입된 서면결의서 중 서면철회서가 작성된 18명의 것은 유효하게 철회되었다고 봄이 상당하다.

다. 서면결의서 철회에 방법 및 시기에 관하여 조건을 달은 경우

채권자는 이 사건 임시총회 공고와 서면결의서에 ‘서면결의서의 철회는 총회 당일 회의장에 본인이 직접 참석하여 철회하는 경우에만 가능하다’는 취지가 기재되어 있으므로 위 서면철회서는 효력이 없다고 주장하나,

①이 사건 조합 규약이나 정관에 서면결의철회 의사표시의 절차와 방식에 관한 특별한 규정이 없는 점, ② 서면결의서 철회의 시기와 방법이 기재된 임시총회 공고와 위 서면결의서 양식은 채권자가 일방적으로 작성한 것인 점, ③ 채권자 측에서 서면결의서를 받으러 다닐 당시 조합원들에게 위와 같은 철회 제한에 관하여 설명하였음을 인정할 자료가 없고, 위와 같은 제한문구가 서면결의서에 작은 글씨로 기재되어 조합원들이 이를 쉽게 인식하기도 어려웠을 것으로 보이며, 위 18명의 조합원들이 서면결의서 작성 후 곧바로 서면철회서를 작성하여 이의를 제기한 점 등에 비추어보면, 서면결의서 철회의 시기와 방법에 관한 제한이 기재되어 있었다는 사정만으로 조합원들이 이를 인식하고 동의하였다고 보기는 어려운 점, ④ 서면결의서는 조합원이 총회에 직접 참여하지 않고 안건에 대한 의사를 표시하기 위한 것임에도 이를 철회하기 위해서 직접 총회에 참석할 것을 요구하는 것은 조합원들의 자유로운 의사를 지나치게 제한하는 것인 점, ⑤ 조합원들이 직접 총회에 참석하지 않더라도 이 사건과 같이 자필로 기재된 서면결의철회서 등을 통하여 충분히 그 철회의사의 진정성을 확인할 수 있고, 서면결의철회 의사표시의 시기와 방법을 제한할 합리적인 이유를 찾기 어려운 점 등에 비추어 보면, 이 사건 임시총회 공고와 서면결의서에 정한 철회의사표시의 시기 및 그 방법의 제한은 그 효력이 없다 할 것이다.

3. 결어

위 판결은, 소집 공고문과 서면결의서에 철회의 시기 및 방법에 관하여 명시하였다고 하더라도 이를 근거로 제한할 수 없다는 점에 의의를 갖는다. 따라서 원칙적으로 서면 철회는 허용됨을 전제로 총회를 준비하는 것이 바람직할 것이다.

문의) 02-537-3322